Quy trình Đề nghị xuất hóa đơn là gì?
Quy trình Đề nghị xuất hóa đơn là trình tự tiếp nhận, kiểm tra, phê duyệt và xử lý yêu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng. Luồng công việc gồm 6 bước chính, giúp kiểm soát thông tin đầu vào, điều kiện phát hành, việc gửi hóa đơn và lưu trữ hồ sơ liên quan.
Mã quy trình
FIN-AR-006
Phiên bản
1.0
Cập nhật lần cuối
20/05/2024
Đơn vị chủ trì
Phòng Tài chính - Kế toán
Quy trình này dùng để làm gì và áp dụng cho ai?
Mục đích
Thiết lập trình tự đề nghị, kiểm tra, phê duyệt và xuất hóa đơn cho khách hàng; bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế sai sót trong quá trình phát hành chứng từ.
Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả phòng ban, cá nhân có nhu cầu đề nghị xuất hóa đơn cho khách hàng trong các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty.
Đối tượng áp dụng
Người đề nghị; Kế toán; Quản lý trực tiếp/BGĐ theo phân quyền; khách hàng nhận hóa đơn.
Căn cứ pháp lý
- Quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn, chứng từ.
- Các quy định về kế toán và thuế GTGT có liên quan.
- Quy định, quy chế nội bộ của công ty.
Quy trình Đề nghị xuất hóa đơn diễn ra như thế nào?
Nghiệp vụ được tổ chức thành 6 bước kiểm soát, bắt đầu từ việc người đề nghị cung cấp thông tin và tài liệu liên quan. Hồ sơ sau đó được Kế toán kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và chuyển cấp có thẩm quyền phê duyệt theo phân quyền trước khi hóa đơn được phát hành.
Sau khi được duyệt, Kế toán thực hiện xuất hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng và hoàn tất lưu trữ hồ sơ. Cách tổ chức này tạo ra các điểm kiểm soát rõ ràng giữa người đề nghị, bộ phận Kế toán và cấp phê duyệt, thay vì để toàn bộ nghiệp vụ tập trung tại một bước xử lý.
Thời gian xử lý tiêu chuẩn
Theo từng bước kiểm soát
Hình thức văn bản/hồ sơ
Đề nghị và chứng từ liên quan
Thời hạn lưu trữ
Theo quy định
- Kiểm tra hồ sơ: Kế toán kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của thông tin và chứng từ trước khi chuyển phê duyệt.
- Kiểm soát phê duyệt: yêu cầu được xem xét bởi Quản lý trực tiếp/BGĐ theo phân quyền.
- Kiểm soát phát hành: hóa đơn chỉ được xuất sau khi yêu cầu đáp ứng điều kiện xử lý.
- Kiểm soát sau phát hành: hóa đơn được gửi cho khách hàng và hồ sơ liên quan được lưu trữ, cập nhật.
Các chỉ số kiểm soát
Góc nhìn chuyên gia TeraX: Khi dữ liệu của từng đề nghị được quản lý tập trung, doanh nghiệp có cơ sở theo dõi KPI, thời gian xử lý và nhận diện các điểm nghẽn giữa khâu đề nghị, kiểm tra và phê duyệt. Trên TeraX, dữ liệu từ Quản lý đề xuất (yêu cầu) có thể trở thành đầu vào phục vụ quản trị tập trung và Báo cáo & thống kê.
Những biểu mẫu và văn bản nào được sử dụng?
Hồ sơ nghiệp vụ gồm các biểu mẫu, tài liệu và văn bản liên quan phục vụ việc kiểm tra thông tin, phát hành và lưu trữ hóa đơn.
Mẫu đề nghị xuất hóa đơn
Biểu mẫu sử dụng để lập yêu cầu xuất hóa đơn.
Văn bản áp dụng theo quy định hiện hành.
Các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn, thuế GTGT
Căn cứ pháp lý liên quan đến nghiệp vụ xuất hóa đơn.
Quy tắc & lưu ý quan trọng khi thực hiện
Quy tắc
- Thông tin trên hóa đơn phải chính xác, trùng khớp với hợp đồng/chứng từ liên quan.
- Chỉ xuất hóa đơn khi đã có đầy đủ hồ sơ theo quy định.
- Tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn và thuế GTGT.
- Bảo mật thông tin của khách hàng trong quá trình xử lý.
Lưu ý
- Kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế, địa chỉ và tên công ty trước khi xuất hóa đơn.
- Đối với khách hàng nước ngoài, cần xác định đúng loại hóa đơn và quy định áp dụng.
- Trường hợp cần điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn phải thực hiện theo quy trình điều chỉnh/hủy chứng từ.
- Liên hệ Phòng Tài chính - Kế toán khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Lỗi thường gặp
Sai hoặc thiếu thông tin khách hàng có thể làm phát sinh việc điều chỉnh hóa đơn sau khi phát hành. Vì vậy, thông tin pháp lý, mã số thuế, địa chỉ và hồ sơ liên quan cần được kiểm tra trước khi chuyển sang bước xuất hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp về việc đề nghị xuất hóa đơn
Ai là người tạo đề nghị xuất hóa đơn?
Người có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng là người khởi tạo đề nghị và cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan theo yêu cầu.
Kế toán kiểm tra những gì trước khi xuất hóa đơn?
Kế toán kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và thông tin liên quan trước khi chuyển yêu cầu đến cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện xuất hóa đơn.
Ai phê duyệt đề nghị xuất hóa đơn?
Quản lý trực tiếp hoặc BGĐ thực hiện phê duyệt theo phân quyền áp dụng tại doanh nghiệp.
Sau khi xuất hóa đơn cần thực hiện công việc gì?
Hóa đơn được gửi cho khách hàng, sau đó hồ sơ và chứng từ liên quan được lưu trữ, cập nhật theo quy định.
Số hóa nghiệp vụ xuất hóa đơn trên TeraX
TeraX hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đề xuất (yêu cầu), quy trình và dữ liệu tập trung, tạo nền tảng thuận tiện cho việc theo dõi và Báo cáo & thống kê trong vận hành.
Xem bảng giá Liên hệ tư vấn