Quy trình quản lý kế hoạch công việc là gì?
Quy trình quản lý kế hoạch công việc là quy định hướng dẫn cách thức lập, trình xem xét, phê duyệt, triển khai và cập nhật kế hoạch công việc trong doanh nghiệp. Quy trình giúp nhân viên và các phòng ban thống nhất cách tổ chức công việc, xác định trách nhiệm, theo dõi tiến độ và kiểm soát kết quả thực hiện.
Mã quy trình
HR-WR-004
Phiên bản
1.0
Cập nhật lần cuối
20/05/2024
Đơn vị chủ trì
Phòng Nhân sự
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, kế hoạch công việc là căn cứ để mỗi cá nhân và phòng ban xác định nhiệm vụ, sắp xếp nguồn lực và phối hợp triển khai. Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu 100% kế hoạch được phê duyệt trước khi thực hiện, 100% kế hoạch xác định rõ người phụ trách và thời hạn hoàn thành, tối thiểu 95% kế hoạch được cập nhật tiến độ đúng hạn. Những chỉ tiêu này góp phần tăng tính chủ động, minh bạch và khả năng kiểm soát trong quá trình thực hiện công việc.
Xuất phát từ yêu cầu đó, Quy trình HR-WR-004 được xây dựng nhằm thống nhất cách thức quản lý kế hoạch trong toàn Công ty. Quy trình quy định trách nhiệm của nhân viên, quản lý trực tiếp và người phê duyệt qua 6 bước, từ lập kế hoạch, xem xét, chỉnh sửa, phê duyệt đến triển khai và cập nhật kết quả thực hiện.
Hình 1. Quy trình quản lý kế hoạch công việc
Quy trình này dùng để làm gì và áp dụng cho ai?
Quy trình được áp dụng trên phạm vi toàn Công ty, nhằm bảo đảm hoạt động lập và triển khai kế hoạch có định hướng, có người chịu trách nhiệm và được kiểm soát theo quy định. Các nội dung chính được xác định như sau:
Mục đích
Quy định cách thức lập, trình, xem xét, phê duyệt và triển khai kế hoạch công việc, bảo đảm công việc được thực hiện thống nhất, đúng định hướng và đạt hiệu quả.
Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ cán bộ nhân viên và các phòng ban trong Công ty khi thực hiện hoạt động lập, xem xét, phê duyệt và triển khai kế hoạch công việc.
Đối tượng áp dụng
Nhân viên, quản lý trực tiếp, người phê duyệt theo phân quyền và các phòng ban liên quan trong quá trình phối hợp thực hiện kế hoạch.
Căn cứ pháp lý
Các căn cứ thực hiện theo tài liệu gốc:
- Quy định quản lý công việc của Công ty.
- Quy chế phân quyền phê duyệt.
- Các quy định, chính sách liên quan khác (nếu có).
Quy trình quản lý kế hoạch diễn ra như thế nào?
Quy trình được tổ chức theo 6 bước liên tiếp, bắt đầu từ việc đề xuất và lập kế hoạch, sau đó chuyển qua các khâu xem xét, góp ý, phê duyệt trước khi triển khai và cập nhật kết quả. Mỗi giai đoạn có người chịu trách nhiệm và đầu ra tương ứng để bảo đảm kế hoạch được kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện.
Trước hết, nhân viên hoặc phòng ban lập kế hoạch công việc theo biểu mẫu quy định, đồng thời cung cấp các tài liệu liên quan nếu có. Kế hoạch được gửi đến quản lý trực tiếp để xem xét tính phù hợp với định hướng và mục tiêu của Công ty. Nếu cần điều chỉnh, quản lý đưa ra góp ý để nhân viên cập nhật và hoàn thiện nội dung trước khi trình phê duyệt.
Sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt, kế hoạch được triển khai theo nội dung đã thống nhất. Trong quá trình thực hiện, nhân viên hoặc phòng ban có trách nhiệm cập nhật tiến độ, kết quả và những nội dung cần điều chỉnh (nếu có). Việc cập nhật giúp quản lý theo dõi tình hình thực hiện và có cơ sở đánh giá kết quả công việc.
Thời gian xử lý tiêu chuẩn
Theo SLA tham khảo của quy trình
Hình thức văn bản/hồ sơ
Kế hoạch, phương án và tài liệu liên quan
Thời hạn lưu trữ
Theo quy định của Công ty
Các mốc thời gian xử lý tham khảo:
- Xem xét kế hoạch: Không quá 2 ngày làm việc.
- Phản hồi yêu cầu điều chỉnh, bổ sung: Không quá 2 ngày làm việc.
- Phê duyệt kế hoạch: Không quá 3 ngày làm việc.
Góc nhìn chuyên gia TeraX
Dưới góc độ quản trị, giá trị của quy trình không chỉ nằm ở việc hoàn thành khâu phê duyệt mà còn ở khả năng theo dõi xuyên suốt từ kế hoạch đến kết quả thực hiện. Khi dữ liệu kế hoạch được quản lý tập trung, doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu tiến độ, đánh giá KPI và nhận diện những điểm nghẽn trong phối hợp. Các module Công việc và Báo cáo & thống kê trên TeraX có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý theo nhu cầu thực tế.
Quy trình sử dụng những biểu mẫu và văn bản nào?
Để thực hiện thống nhất, nhân viên và các phòng ban sử dụng biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn và văn bản liên quan được quy định trong quy trình. Các tài liệu này giúp chuẩn hóa nội dung lập kế hoạch, đề xuất điều chỉnh và xác định thẩm quyền phê duyệt.
Mẫu kế hoạch công việc
Biểu mẫu phục vụ việc lập và trình kế hoạch công việc.
Mẫu đề xuất điều chỉnh kế hoạch
Biểu mẫu sử dụng khi cần đề xuất thay đổi kế hoạch.
Có thể tham khảo thêm các tài liệu quản trị tại Thư viện biểu mẫu TeraX và Thư viện quy trình TeraX.
Quy tắc & Lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình quản lý kế hoạch
Để kế hoạch được triển khai thống nhất, các cá nhân và phòng ban cần tuân thủ các nguyên tắc về định hướng, thẩm quyền phê duyệt, tính chính xác của thông tin và trách nhiệm cập nhật. Đây là những yếu tố giúp hạn chế tình trạng kế hoạch thiếu căn cứ hoặc không được kiểm soát trong quá trình thực hiện.
Quy tắc
- Kế hoạch phải phù hợp với định hướng và mục tiêu của Công ty.
- Thông tin trình thực hiện phải đầy đủ, rõ ràng.
- Tuân thủ phân quyền và quy định phê duyệt.
- Cập nhật kịp thời khi có thay đổi.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan và bảo mật thông tin.
Lưu ý
- Không triển khai khi kế hoạch chưa được phê duyệt.
- Bảo đảm tính khả thi về nguồn lực và thời gian.
- Trường hợp thay đổi lớn, cần lập đề xuất điều chỉnh và trình phê duyệt lại.
- Các kế hoạch có ảnh hưởng đến chi phí, nhân sự hoặc tài sản cần tuân thủ quy định liên quan.
- Nội dung nhạy cảm cần được kiểm tra và phê duyệt theo quy định bảo mật.
Câu hỏi thường gặp về quy trình quản lý kế hoạch
1. Quy trình quản lý kế hoạch áp dụng cho những bộ phận nào?
Quy trình áp dụng cho toàn bộ cán bộ nhân viên và các phòng ban trong Công ty. Tùy theo nội dung kế hoạch, nhân viên, quản lý trực tiếp, người phê duyệt và các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện theo trách nhiệm được phân công.
2. Ai là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch công việc?
Nhân viên hoặc phòng ban có nhu cầu thực hiện kế hoạch chịu trách nhiệm đề xuất, xây dựng nội dung và gửi kế hoạch để quản lý trực tiếp xem xét. Người lập cần bảo đảm thông tin rõ ràng, phù hợp với mục tiêu và có tài liệu liên quan nếu cần.
3. Kế hoạch công việc có cần được phê duyệt trước khi triển khai không?
Có. Kế hoạch cần được người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định phân quyền của Công ty trước khi triển khai. Nhân viên và phòng ban không tự ý thực hiện kế hoạch chưa được phê duyệt.
4. Cần làm gì khi kế hoạch công việc có thay đổi?
Khi có thay đổi lớn về nội dung hoặc phương án thực hiện, người phụ trách cần lập đề xuất điều chỉnh kế hoạch và trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Việc cập nhật cần bảo đảm thông tin thống nhất với kế hoạch đã được phê duyệt.
5. Thời gian xem xét và phê duyệt kế hoạch là bao lâu?
Theo SLA tham khảo trong tài liệu, thời gian xem xét kế hoạch không quá 2 ngày làm việc, phản hồi yêu cầu điều chỉnh không quá 2 ngày làm việc và phê duyệt kế hoạch không quá 3 ngày làm việc. Đây là các mốc tham khảo được thể hiện trong quy trình.
6. Những tài liệu nào cần sử dụng khi lập kế hoạch?
Các tài liệu liên quan gồm Mẫu kế hoạch công việc, Mẫu đề xuất điều chỉnh kế hoạch, Hướng dẫn lập kế hoạch công việc và Quy định phân quyền phê duyệt. Người thực hiện căn cứ vào nhu cầu thực tế để sử dụng tài liệu phù hợp.
Số hóa quy trình quản lý kế hoạch công việc trên TeraX
Quản lý kế hoạch, theo dõi tiến độ và kiểm soát kết quả trên một hệ thống tập trung giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách phối hợp giữa cá nhân và phòng ban. Khám phá các giải pháp quản trị công việc và quy trình trên TeraX để lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu vận hành.
Xem bảng giá Liên hệ tư vấn