Phiếu đề xuất cải tiến: Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Phiếu đề xuất cải tiến là gì?

Phiếu đề xuất cải tiến là biểu mẫu dùng để ghi nhận vấn đề trong công việc, trình bày giải pháp và đánh giá lợi ích dự kiến trước khi triển khai. Biểu mẫu IM-FM-01 gồm 9 phần nội dung, từ thông tin người đề xuất đến nguồn lực, rủi ro, tài liệu đính kèm và phê duyệt.

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, những thay đổi về cách phối hợp, quy trình làm việc, chất lượng sản phẩm, công nghệ hoặc chi phí có thể bắt đầu từ các vấn đề được phát hiện hằng ngày. Tuy nhiên, một ý tưởng chỉ có thể được xem xét hiệu quả khi vấn đề, phương án xử lý và nguồn lực cần thiết được trình bày rõ ràng. Theo khảo sát của Eagle Hill Consulting năm 2025, chỉ 38% nhân viên cho biết doanh nghiệp có quy trình đề xuất cải tiến rõ ràng. Điều này cho thấy việc chuẩn hóa biểu mẫu giúp doanh nghiệp tiếp nhận và đánh giá ý tưởng hiệu quả hơn.

Phiếu đề xuất cải tiến giúp chuẩn hóa cách ghi nhận những nội dung này, tạo cơ sở để quản lý trực tiếp và các bên liên quan xem xét trước khi quyết định. Đây là biểu mẫu giới thiệu tại thư viện biểu mẫu của TeraX, phù hợp để doanh nghiệp tham khảo khi xây dựng hoạt động cải tiến có kiểm soát.

Hình 1. Phiếu đề xuất cải tiến

Biểu mẫu đề xuất cải tiến dùng khi nào và ai sử dụng?

Biểu mẫu được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận nhận thấy một vấn đề có thể cải thiện và cần trình bày phương án để cấp có thẩm quyền xem xét. Phạm vi cụ thể nên được xác định theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đã có quy trình quản lý đề xuất, người thực hiện nên đối chiếu biểu mẫu với quy trình đó để thống nhất cách tiếp nhận, đánh giá và phê duyệt. Có thể tham khảo thêm thư viện quy trình TeraX khi xây dựng hệ thống tài liệu quản trị nội bộ.

Phiếu đề xuất gồm những phần nào?

Biểu mẫu IM-FM-01 được chia thành 9 phần, bao quát thông tin người đề xuất, nội dung cải tiến, điều kiện thực hiện và bước phê duyệt. Mỗi phần có vai trò riêng trong việc giúp người xem xét hiểu rõ đề xuất trước khi đưa ra quyết định.

1. Thông tin người đề xuất: Họ tên, phòng ban, vị trí công việc, ngày đề xuất, email và số điện thoại.
2. Thông tin đề xuất cải tiến: Tiêu đề, lĩnh vực áp dụng và phạm vi áp dụng của đề xuất.
3. Hiện trạng và vấn đề cần cải tiến: Mô tả tình trạng hiện tại, vấn đề gặp phải và ảnh hưởng.
4. Giải pháp đề xuất: Trình bày nội dung giải pháp và cách thực hiện.
5. Lợi ích dự kiến: Nêu kết quả mong đợi và định lượng hiệu quả nếu có.
6. Nguồn lực và chi phí (nếu có): Liệt kê nhân sự, ngân sách, trang thiết bị, phần mềm và các nguồn lực khác.
7. Rủi ro, khó khăn và phương án xử lý: Ghi nhận rủi ro, ảnh hưởng và cách xử lý dự kiến.
8. Tài liệu đính kèm (nếu có): Liệt kê quy trình, hình ảnh, file mô tả hoặc báo cáo liên quan.
9. Phê duyệt: Các bên ký, ghi rõ họ tên và ngày xác nhận theo biểu mẫu.

Cấu trúc này giúp người đề xuất trình bày vấn đề theo mạch logic: hiện trạng, giải pháp, lợi ích, nguồn lực và rủi ro. Người quản lý cũng có cơ sở đối chiếu giữa kết quả mong đợi với chi phí dự kiến trước khi quyết định có tiếp tục xem xét đề xuất hay không.

Cần lưu ý gì khi điền Phiếu đề xuất?

Để đề xuất dễ được đánh giá, người lập phiếu cần bảo đảm thông tin đầy đủ, có căn cứ và nhất quán giữa vấn đề được nêu với giải pháp đề xuất. Các lưu ý dưới đây được rút ra từ những trường thông tin thể hiện trên biểu mẫu.

Với các đề xuất liên quan đến quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin về hệ thống quản lý chất lượng tại Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). Việc vận dụng cần phù hợp với bối cảnh và quy định áp dụng của từng tổ chức.

Câu hỏi thường gặp về Biểu mẫu đề xuất cải tiến