Mẫu đề nghị thanh toán: Nội dung, cách điền và lưu ý khi sử dụng

Mẫu đề nghị thanh toán là gì?

Mẫu đề nghị thanh toán là tài liệu dùng để ghi nhận người đề nghị, hình thức chi trả, người nhận, nội dung chi phí, chứng từ kèm theo và ý kiến phê duyệt. Hồ sơ được thiết kế thành 8 phần, giúp tập hợp các thông tin cần thiết trước khi khoản chi được xem xét và thực hiện.

Ảnh minh họa: Phiếu đề nghị và các trường thông tin cần hoàn thiện trước khi chuyển phê duyệt

Biểu mẫu dùng khi nào và ai sử dụng?

Phiếu đề nghị gồm những phần nào?

Tài liệu được chia thành 8 phần. Mỗi phần phục vụ một nhóm thông tin khác nhau trong quá trình lập, kiểm tra và xác nhận khoản chi:

1. Thông tin người đề nghị: Họ tên, vị trí, bộ phận, ngày đề nghị, email, số điện thoại.
2. Thông tin thanh toán: Hình thức chi trả và đối tượng nhận tiền.
3. Thông tin nhà cung cấp / người nhận thanh toán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, tài khoản, ngân hàng.
4. Nội dung đề nghị thanh toán: Chi phí, mục đích, số tiền và chứng từ liên quan.
5. Thông tin khác (nếu có): Nội dung bổ sung ngoài các trường thông tin chính.
6. Tài liệu đính kèm: Xác định loại hồ sơ được gửi cùng đề nghị.
7. Cam kết của người đề nghị: Xác nhận thông tin và chứng từ cung cấp.
8. Phê duyệt: Ý kiến, xác nhận của các bên và thông tin sau khi chi trả.

Trong phần thông tin thanh toán có 2 hình thức để lựa chọn là chuyển khoản và tiền mặt. Đối tượng nhận được chia thành 3 nhóm: nhà cung cấp, nhân viên và đối tượng khác; trường hợp chọn nhóm khác cần ghi rõ thông tin tương ứng.

Bảng kê nội dung chi phí có sẵn 5 dòng. Mỗi dòng gồm số thứ tự, nội dung chi phí, mục đích hoặc diễn giải, số tiền bằng VND và chứng từ đính kèm nếu có; cuối bảng có trường tổng cộng để tổng hợp giá trị đề nghị.

Cần lưu ý gì khi điền hồ sơ?

Thông tin trên phiếu là cơ sở để các bên tiếp theo kiểm tra khoản chi và chứng từ liên quan. Trước khi ký xác nhận và chuyển sang phần phê duyệt, người lập nên rà soát các nội dung sau:

Khi hoàn thiện mẫu đề nghị thanh toán, người lập cần đối chiếu 5 nhóm chứng từ đính kèm: hóa đơn tài chính, hợp đồng, phiếu đề xuất hoặc báo giá, biên bản nghiệm thu và chứng từ khác. Trong quá trình rà soát cấu trúc biểu mẫu, chuyên gia của TeraX nhận thấy việc tách riêng khu vực chứng từ giúp người lập dễ kiểm tra hồ sơ cần gửi kèm trước khi chuyển sang các bên xem xét.

Sau bước phê duyệt, khu vực “Đã thanh toán” tiếp tục ghi nhận 4 thông tin gồm ngày thanh toán, số tiền đã thanh toán, người thực hiện và ghi chú. Nhờ đó, cùng một tài liệu có thể thể hiện cả thông tin đề nghị ban đầu và trạng thái sau khi khoản chi đã được thực hiện.

Để theo dõi chất lượng hồ sơ, doanh nghiệp có thể xây dựng các ngưỡng quản trị nội bộ tham khảo như ≥95% hồ sơ có đầy đủ thông tin trước khi chuyển phê duyệt, ≤5% hồ sơ phải trả lại để bổ sung và ≥98% hồ sơ đã phê duyệt được xử lý đúng thời hạn nội bộ. Đây là các ngưỡng tham khảo phục vụ quản trị, không phải số liệu thống kê hay kết quả triển khai thực tế của TeraX.

Ở bước kiểm tra trước phê duyệt, doanh nghiệp cũng có thể đặt mục tiêu nội bộ là 100% hồ sơ được đối chiếu chứng từ trước khi chuyển sang người có thẩm quyền. Tỷ lệ thực tế nên được theo dõi theo từng tháng hoặc quý và điều chỉnh dựa trên quy định tài chính, quy mô cũng như cách tổ chức vận hành của từng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về phiếu đề nghị