Biên bản kiểm kê tài sản: Hướng dẫn lập và đối chiếu chi tiết

Biên bản kiểm kê tài sản là gì?

Biên bản kiểm kê tài sản là biểu mẫu dùng để ghi nhận kết quả kiểm tra tài sản thực tế, đối chiếu với dữ liệu hoặc sổ sách quản lý và xác định những chênh lệch cần xử lý. Biểu mẫu BM-TS-08-02 của Công ty gồm 6 phần, từ thông tin chung, thành phần tham gia đến kết quả kiểm kê, tổng hợp, kiến nghị và chữ ký xác nhận.

Trong công tác quản trị doanh nghiệp, kiểm kê không chỉ là đếm số lượng thiết bị mà còn cần xác định vị trí, đơn vị sử dụng, tình trạng thực tế và đối chiếu với sổ sách. Biên bản kiểm kê giúp ghi nhận các thông tin này, làm căn cứ xác định chênh lệch và đề xuất phương án xử lý.  Theo APQC, độ chính xác hàng tồn kho trung bình ở mức 95%; nhóm 25% doanh nghiệp có kết quả thấp hơn có mức độ chính xác từ 92% trở xuống. Điều này cho thấy việc kiểm tra và đối chiếu dữ liệu rất quan trọng. Doanh nghiệp cần lập biểu mẫu ghi rõ số lượng thực tế, tình trạng và thông tin trên sổ sách để dễ dàng phát hiện chênh lệch và xử lý.

Biểu mẫu thuộc Quy trình kiểm kê tài sản và có thể sử dụng cùng các biểu mẫu quản trị doanh nghiệp liên quan. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi kiểm kê, người tham gia và cấp xác nhận theo quy định nội bộ.

Hình 1. Biểu mẫu Biên bản kiểm kê tài sản

Biên bản kiểm kê dùng khi nào và ai sử dụng?

Biểu mẫu được sử dụng khi doanh nghiệp cần ghi nhận kết quả kiểm kê định kỳ, kiểm kê đột xuất hoặc kiểm tra tài sản theo yêu cầu quản lý. Việc tổ chức kiểm kê cần gắn với kế hoạch, phạm vi và thành phần tham gia đã xác định.

Biểu mẫu kiểm kê tài sản gồm những phần nào?

Biểu mẫu BM-TS-08-02 gồm 6 phần chính. Mỗi phần đảm nhiệm một nội dung ghi nhận riêng, tạo thành hồ sơ từ lúc xác định đợt kiểm kê đến khi tổng hợp kết quả và xác nhận của các bên.

1. Thông tin chung: số biên bản, ngày lập, địa điểm, thời gian kiểm kê, loại đợt kiểm kê, căn cứ thực hiện và quyết định liên quan.
2. Thành phần tham gia: họ tên, chức vụ, đơn vị, vai trò trong đoàn và chữ ký của người tham gia.
3. Kết quả kiểm kê: mã và tên tài sản, đơn vị sử dụng, vị trí thực tế, tình trạng, kết quả so sánh với sổ sách và ghi chú.
4. Tổng hợp kết quả: tổng số tài sản theo sổ sách, số thực tế, số chênh lệch và các nhóm tài sản thừa, thiếu, hư hỏng hoặc không còn sử dụng.
5. Kết luận và kiến nghị: ghi nhận kết quả chung, vấn đề cần xử lý và đề xuất phương án phù hợp.
6. Chữ ký xác nhận: xác nhận của đại diện đơn vị sử dụng, thành viên đoàn, trưởng đoàn và đại diện Ban Giám đốc.

Riêng phần kết quả kiểm kê có 10 dòng ghi nhận tài sản trên mẫu được cung cấp. Nếu số lượng tài sản thực tế vượt quá số dòng này, người phụ trách cần sử dụng phần phụ lục hoặc bảng kê bổ sung theo quy định nội bộ, đồng thời bảo đảm dữ liệu bổ sung được liên kết rõ ràng với biên bản chính.

Cần lưu ý gì khi điền Biểu mẫu kiểm kê?

Thông tin trong biên bản cần phản ánh đúng kết quả kiểm tra thực tế. Trước khi hoàn tất hồ sơ, người phụ trách nên rà soát các nội dung sau để hạn chế sai lệch khi tổng hợp và đề xuất phương án xử lý.

Nếu phát hiện chênh lệch, không nên tự điều chỉnh số liệu trên hệ thống chỉ dựa vào kết quả kiểm kê ban đầu. Bộ phận phụ trách cần xác minh nguyên nhân, đề xuất phương án và thực hiện cập nhật theo quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về Biểu mẫu