Bảng theo dõi tài sản: Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Bảng theo dõi tài sản là gì?

Bảng theo dõi tài sản là biểu mẫu dùng để tổng hợp thông tin nhận diện, giá trị, người sử dụng, vị trí và tình trạng của tài sản trong doanh nghiệp. Biểu mẫu BM-TS-01-01 giúp bộ phận quản lý có cơ sở đối chiếu dữ liệu với hiện trạng thực tế, theo dõi biến động và phục vụ công tác kiểm kê, bảo trì, thu hồi hoặc thanh lý tài sản.

Trong quản trị doanh nghiệp, danh sách tài sản không chỉ phục vụ việc thống kê số lượng thiết bị đang sở hữu. Dữ liệu còn cần phản ánh tài sản thuộc bộ phận nào, ai đang sử dụng, giá trị còn lại ra sao và tài sản đang được khai thác, sửa chữa, lưu kho hay chờ xử lý.

Biểu mẫu BM-TS-01-01 được thiết kế theo hướng kết hợp thông tin chung, danh sách tài sản, hướng dẫn trạng thái, phần ghi chú và xác nhận. Cấu trúc này hỗ trợ doanh nghiệp thống nhất cách ghi nhận dữ liệu giữa bộ phận quản lý tài sản và các đơn vị sử dụng.

Hình 1. Bảng theo dõi tài sản – Biểu mẫu BM-TS-01-01.

Biểu mẫu theo dõi tài sản dùng khi nào và ai sử dụng?

Biểu mẫu phù hợp để tham khảo khi doanh nghiệp cần chuẩn hóa cách ghi nhận tài sản giữa các phòng ban. Với các hoạt động chuyên biệt như bàn giao, thu hồi, sửa chữa hoặc thanh lý, đơn vị quản lý nên sử dụng thêm hồ sơ tương ứng theo quy định nội bộ, thay vì coi bảng theo dõi là chứng từ thay thế cho mọi nghiệp vụ.

Để xây dựng hệ thống quản lý nhất quán hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo Thư viện quy trình TeraX và xác định biểu mẫu này nằm ở khâu nào trong hoạt động quản lý tài sản.

Bảng kê tài sản gồm những phần nào?

Biểu mẫu BM-TS-01-01 gồm 5 phần chính, bao quát thông tin chung, dữ liệu từng tài sản, trạng thái sử dụng, ghi chú và xác nhận. Mỗi phần đảm nhiệm một vai trò riêng trong việc giúp thông tin được ghi nhận đầy đủ, có thể đối chiếu và truy xuất khi cần.

1. Thông tin chung: Ghi tên đơn vị, bộ phận quản lý tài sản, người phụ trách, số điện thoại, email và kỳ theo dõi.
2. Danh sách tài sản: Ghi mã, tên, nhóm tài sản, serial hoặc thông số, ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại, người sử dụng, vị trí, tình trạng, trạng thái và ghi chú.
3. Hướng dẫn điền trạng thái: Phân biệt các trạng thái đang sử dụng, đang sửa chữa hoặc bảo trì, lưu kho, đã thu hồi, chờ thanh lý và đã thanh lý.
4. Ghi chú: Bổ sung thông tin cần lưu ý, những điểm chưa khớp hoặc nội dung cần theo dõi thêm.
5. Chữ ký xác nhận: Ghi nhận xác nhận của các bên liên quan và ngày ký để làm căn cứ kiểm tra nội bộ.

Trong đó, phần danh sách tài sản là trọng tâm của biểu mẫu. Mã tài sản và thông tin serial giúp nhận diện đúng thiết bị; dữ liệu về nguyên giá, giá trị còn lại hỗ trợ đối chiếu thông tin tài chính; còn người sử dụng, vị trí và trạng thái phản ánh tình hình quản lý tại thời điểm lập bảng.

Việc xác định giá trị còn lại cần dựa trên dữ liệu kế toán hoặc nguồn thông tin được doanh nghiệp phê duyệt. Người lập bảng không nên tự ước tính giá trị nếu không có căn cứ, bởi điều này có thể khiến dữ liệu quản trị không thống nhất với hồ sơ tài chính.

Cần lưu ý gì khi điền danh sách tài sản?

Để bảng theo dõi tài sản có giá trị sử dụng trong công tác quản trị, người lập cần kiểm tra tính đầy đủ, tính chính xác và khả năng đối chiếu của dữ liệu. Các nội dung dưới đây là những điểm kiểm tra được rút ra từ cấu trúc biểu mẫu.

Một điểm cần chú ý là trạng thái tài sản phải phản ánh tình hình tại kỳ theo dõi được ghi ở phần thông tin chung. Khi tài sản chuyển từ đang sử dụng sang sửa chữa, lưu kho hoặc chờ thanh lý, dữ liệu nên được cập nhật kịp thời để tránh báo cáo không phản ánh đúng thực tế.

Cách tiếp cận này tương đồng với định hướng quản lý tài sản có hệ thống được đề cập trong ISO 55000:2024 về thuật ngữ, tổng quan và nguyên tắc quản lý tài sản. Doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu 100% tài sản thuộc phạm vi kiểm kê được ghi nhận và đối chiếu thông tin, bao gồm mã tài sản, tên tài sản, vị trí, người sử dụng và tình trạng hiện tại. Tỷ lệ hoàn thiện dữ liệu có thể được tính bằng số tài sản đáp ứng đầy đủ tiêu chí chia cho tổng số tài sản được kiểm tra, nhân với 100%.

Câu hỏi thường gặp về biểu mẫu