Hóa đơn điện tử có gì mới sau Nghị định 254/2026/NĐ-CP?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đang làm rõ thêm cách doanh nghiệp sử dụng, lập và xử lý hóa đơn điện tử. Những thay đổi không chỉ liên quan đến kế toán mà còn tác động đến quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh toán, lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm kiểm soát dữ liệu.
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực với nhiều nội dung mới về đối tượng sử dụng, thời điểm lập, nội dung và xử lý hóa đơn, chứng từ điện tử. Theo Báo Điện tử Chính phủ, Cục Thuế cũng đã ban hành Công văn 4831/CT-CS ngày 15/07/2026 để giới thiệu các điểm mới và yêu cầu triển khai đồng bộ.
Điểm đáng chú ý với nhà quản lý là quy định mới có thể kéo theo việc phải rà soát lại cách dữ liệu được tạo, kiểm tra và chuyển giao giữa các bộ phận. Một giao dịch bắt đầu từ kinh doanh, đi qua cung cấp dịch vụ và thanh toán, sau đó mới đến kế toán không nên được quản lý như những công việc hoàn toàn tách biệt.
Cấu trúc Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nguồn: Báo Điện tử Chính phủ, 20/07/2026.
TeraX phân tích: Vì sao thay đổi quan trọng nhất nằm ở cách kiểm soát dữ liệu?
Nghị định 254 gồm 05 Chương, 45 Điều và 01 Phụ lục. Thông tư 91/2026/TT-BTC gồm 05 Chương, 25 Điều và 05 Phụ lục. Hai văn bản cùng đề cập đến đăng ký sử dụng, thời điểm lập, nội dung, xử lý hóa đơn và chứng từ điện tử.
Từ góc độ quản trị, TeraX nhận thấy vấn đề không chỉ nằm ở việc bộ phận kế toán phải hiểu quy định mới. Doanh nghiệp còn cần xác định dữ liệu nào được tạo tại từng điểm trong quy trình, ai chịu trách nhiệm kiểm tra và hồ sơ nào phải được lưu lại để có thể truy xuất khi cần.
Thời điểm
Một số loại hình dịch vụ có quy định mới về thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt khi cần đối soát dữ liệu.
Dữ liệu
Thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ và các dữ liệu liên quan cần được kiểm soát nhất quán.
Trách nhiệm
Quy định mới tiếp tục làm rõ quyền và trách nhiệm của người bán, người mua, cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ.
Các nhóm dịch vụ được đề cập gồm dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, bảo hiểm, quảng cáo điện tử, vận tải hành khách, tài sản mã hóa và giao dịch trên sàn các-bon. Với doanh nghiệp có nhiều điểm phát sinh giao dịch, việc quản lý công việc và tài liệu liên quan cần được nhìn như một chuỗi thống nhất.
TeraX gợi ý
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc chuẩn hóa các quy trình quản trị liên quan đến giao dịch, thanh toán, công việc và tài liệu & hồ sơ trước khi kiểm tra từng điểm yêu cầu của quy định mới.
Ảnh hưởng đến doanh nghiệp Việt Nam: Không chỉ là việc của kế toán
Khi hóa đơn điện tử được lập dựa trên dữ liệu phát sinh từ hoạt động kinh doanh, sai lệch có thể bắt đầu từ trước khi chứng từ đến bộ phận kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem lại toàn bộ chuỗi từ giao dịch, cung cấp dịch vụ, thanh toán đến lưu trữ hồ sơ.
Đối với doanh nghiệp có giao dịch với người tiêu dùng, thương mại điện tử hoặc nhiều dịch vụ cần đối soát, việc phân định trách nhiệm càng quan trọng. Nghị định cũng bổ sung quy định liên quan đến quyền, trách nhiệm của các chủ thể và cơ chế xem xét khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không lập, không giao hóa đơn điện tử.
Chuyên gia của TeraX nhận thấy một thay đổi chính sách chỉ thực sự đi vào vận hành khi được chuyển thành đầu việc cụ thể: ai cập nhật quy định, ai rà soát quy trình, ai kiểm tra hồ sơ và ai theo dõi trường hợp ngoại lệ. Doanh nghiệp có thể tham khảo Thư viện quy trình để chuẩn hóa cách tổ chức các luồng công việc và hồ sơ liên quan.
Với các doanh nghiệp đang rà soát lại quy trình hóa đơn điện tử, nên ưu tiên những luồng có tần suất giao dịch cao hoặc có nhiều bước đối soát. Đây cũng là lúc người quản lý có thể sử dụng Báo cáo & thống kê để nhận diện các điểm thường phát sinh chậm trễ, thiếu hồ sơ hoặc cần xử lý lại.
CEO/Manager nên làm gì? 5 việc cần rà soát ngay
Thay vì chỉ giao bộ phận kế toán đọc văn bản, người quản lý nên biến các điểm thay đổi thành những đầu việc có người phụ trách và hồ sơ kiểm tra rõ ràng.
- Rà soát điểm phát sinh dữ liệu: Xác định dữ liệu phục vụ hóa đơn điện tử được tạo ở bước nào trong quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Phân định người chịu trách nhiệm: Xác định ai kiểm tra thông tin trước khi lập hóa đơn và ai xử lý trường hợp ngoại lệ.
- Kiểm tra thời điểm lập: Đặc biệt rà soát các dịch vụ và giao dịch có yêu cầu đối soát dữ liệu hoặc tình huống đặc thù.
- Chuẩn hóa tài liệu & hồ sơ: Kiểm tra cách lưu trữ tài liệu liên quan đến giao dịch, hóa đơn và chứng từ điện tử.
- Thiết lập đầu mối cập nhật: Theo dõi hướng dẫn mới để quy trình và công việc được điều chỉnh khi chính sách thay đổi.
Hóa đơn điện tử: câu hỏi thường gặp
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thay đổi thời điểm lập hóa đơn không?
Có. Nghị định bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp, trong đó có các dịch vụ đặc thù cần đối soát dữ liệu và trường hợp bán hàng trong ca đêm không có phần mềm lập hóa đơn tự động.
Thông tư 91/2026/TT-BTC có vai trò gì?
Thông tư hướng dẫn cụ thể việc đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký, ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng, ủy nhiệm lập và xử lý hóa đơn, chứng từ điện tử.
Nguồn tham khảo: Báo Điện tử Chính phủ (20/07/2026), Những điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài viết do TeraX biên tập và phân tích lại dựa trên nguồn trên. Nội dung mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc và tham vấn đơn vị chuyên môn trước khi áp dụng.
Chuẩn hóa quy trình và hồ sơ để quản trị thay đổi hiệu quả
TeraX giúp doanh nghiệp tổ chức công việc, quy trình và tài liệu & hồ sơ theo luồng quản trị rõ ràng, hỗ trợ người quản lý theo dõi và rà soát khi yêu cầu thay đổi.
Xem bảng giá Liên hệ tư vấn