Quy trình thu hồi tài sản: 6 bước thực hiện, kiểm tra và bàn giao

Quy trình thu hồi tài sản là gì?

Quy trình thu hồi tài sản là trình tự thực hiện việc tiếp nhận lại tài sản từ người sử dụng, kiểm tra hiện trạng, cập nhật thông tin và xác định phương án xử lý tiếp theo. Theo quy trình TS-QT-05, hoạt động này được triển khai qua 6 bước, giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng tài sản và lưu trữ hồ sơ bàn giao có hệ thống.

Tại doanh nghiệp, tài sản có thể cần thu hồi khi nhân viên nghỉ việc, thiết bị không còn nhu cầu sử dụng, phát sinh hư hỏng hoặc có yêu cầu điều chuyển, thanh lý. Nếu không có quy trình thống nhất, bộ phận quản lý dễ gặp khó khăn khi xác định tài sản đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm bàn giao và tình trạng thực tế có phù hợp với hồ sơ hay không.

Theo báo cáo Fleet Technology Trends 2024 của Verizon Connect, 74% người tham gia khảo sát đánh giá giải pháp theo dõi tài sản là rất hữu ích hoặc cực kỳ hữu ích. Dù tập trung vào lĩnh vực quản lý đội xe, kết quả này cho thấy giá trị của việc theo dõi thông tin tài sản một cách nhất quán. Trong hoạt động thu hồi, doanh nghiệp cần ghi nhận việc bàn giao, kiểm tra tình trạng và cập nhật trạng thái tài sản sau khi tiếp nhận.

Hình 1. Quy trình thu hồi tài sản

Quy trình này dùng để làm gì và áp dụng cho ai?

Quy trình thu hồi tài sản giúp doanh nghiệp thống nhất cách tiếp nhận tài sản, xác nhận hiện trạng và cập nhật hồ sơ quản lý. Phạm vi áp dụng bao gồm các tài sản thuộc sở hữu hoặc do Công ty quản lý, từ thiết bị công nghệ thông tin đến phương tiện và công cụ dụng cụ.

Quy trình không chỉ áp dụng khi nhân viên nghỉ việc. Doanh nghiệp cũng cần xem xét thu hồi khi thiết bị không còn cần thiết, cần sửa chữa hoặc cần chuyển sang người sử dụng khác. Việc xác định đúng trường hợp ngay từ đầu giúp bộ phận phụ trách lựa chọn phương án xử lý và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Quy trình quản lý thu hồi diễn ra như thế nào?

Theo tài liệu TS-QT-05, quy trình gồm 6 bước, bắt đầu từ việc tạo yêu cầu thu hồi và kết thúc khi yêu cầu được đóng, biên bản cùng tài liệu liên quan được lưu trữ. Các bước có sự phối hợp giữa người đề xuất, người quản lý trực tiếp, người có thẩm quyền phê duyệt và bộ phận quản lý tài sản.

Trước tiên, người đề xuất tạo yêu cầu trên hệ thống, điền thông tin và đính kèm tài liệu nếu có. Quản lý trực tiếp hoặc người được phân quyền xem xét, xác nhận và thực hiện phê duyệt theo quy định trước khi chuyển sang khâu thu hồi.

Sau khi yêu cầu được duyệt, bộ phận quản lý tài sản liên hệ người đang sử dụng để tiếp nhận tài sản, kiểm tra số lượng, tình trạng và phụ kiện đi kèm. Kết quả kiểm tra được ghi nhận để cập nhật hồ sơ, xác định phương án xử lý như lưu kho, điều chuyển, sửa chữa hoặc thanh lý, sau đó hoàn tất yêu cầu.

Các mốc thời gian trên là thời gian dự kiến được nêu trong tài liệu quy trình. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần theo dõi thời gian thực tế tại từng bước, đặc biệt ở khâu phê duyệt, phối hợp bàn giao và xử lý tài sản có dấu hiệu hư hỏng hoặc thiếu phụ kiện. 

Góc nhìn chuyên gia TeraX: Giá trị quản trị của quy trình không chỉ nằm ở việc thu hồi tài sản mà còn ở khả năng liên kết yêu cầu, biên bản bàn giao và trạng thái tài sản thành một hồ sơ có thể đối chiếu. Khi dữ liệu được quản lý tập trung, doanh nghiệp có cơ sở theo dõi tiến độ, nhận diện bước xử lý chậm và sử dụng Báo cáo & thống kê để hỗ trợ kiểm soát hoạt động. Việc đo lường cần dựa trên dữ liệu thực tế được ghi nhận, không chỉ trên thời gian dự kiến.

Quy trình này sử dụng những biểu mẫu và văn bản nào?

Theo tài liệu gốc, việc triển khai quy trình sử dụng 4 biểu mẫu phục vụ đề xuất, bàn giao, kiểm tra hiện trạng và xác định phương án xử lý. Tên biểu mẫu và văn bản liên quan được liệt kê dưới đây để người thực hiện dễ đối chiếu với hồ sơ nội bộ.

Các văn bản được dẫn chiếu trong tài liệu gồm Quy định cấp phát, thu hồi, điều chuyển tài sản, Quy trình thanh lý tài sản và Hướng dẫn cập nhật thông tin tài sản trên hệ thống. Mã hiệu, phiên bản và ngày ban hành cụ thể cần được kiểm tra tại kho tài liệu nội bộ trước khi áp dụng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thư viện biểu mẫu quản trị và thư viện quy trình TeraX để tìm hiểu cách tổ chức tài liệu nghiệp vụ theo từng hoạt động quản lý.

Quy tắc & Lưu ý quan trọng khi thực hiện công tác thu hồi

Để hồ sơ thu hồi phản ánh đúng tình trạng tài sản và có thể đối chiếu khi cần, người thực hiện nên tuân thủ các yêu cầu kiểm soát xuyên suốt quá trình.

Việc áp dụng nhất quán các nguyên tắc trên giúp doanh nghiệp duy trì dữ liệu tài sản rõ ràng, xác định trách nhiệm giữa các bên và thuận tiện hơn khi rà soát lịch sử sử dụng, bàn giao hoặc xử lý tài sản.

Câu hỏi thường gặp về quy trình nghiệp vụ này