Quy trình kiểm kê tài sản là gì?
Quy trình kiểm kê tài sản là hướng dẫn thực hiện việc kiểm tra tài sản thực tế, đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống, xác định chênh lệch và cập nhật hồ sơ sau xử lý. Quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng, vị trí, người quản lý tài sản và duy trì dữ liệu quản lý chính xác, minh bạch.
Mã quy trình
TS-KK-08
Phiên bản
1.0
Cập nhật lần cuối
01/08/2026
Đơn vị chủ trì
Bộ phận Tài sản
Trong quản trị doanh nghiệp, tài sản không chỉ là thiết bị, máy móc hoặc công cụ làm việc mà còn là nguồn lực cần được theo dõi xuyên suốt vòng đời sử dụng. Khi dữ liệu trên hệ thống không phản ánh đúng hiện trạng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định tài sản đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm quản lý và cần xử lý những sai lệch nào.
Quy trình kiểm kê và đối soát tài sản được xây dựng để hướng dẫn hoạt động kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu hệ thống và thực hiện cập nhật sau khi chênh lệch được xử lý phù hợp.
Hình 1. Quy trình kiểm kê và đối soát tài sản
Quy trình này dùng để làm gì và áp dụng cho ai?
Mục đích
Đảm bảo dữ liệu tài sản phản ánh đúng thực tế, phát hiện chênh lệch, thất thoát, hư hỏng và xác định phương án xử lý phù hợp.
Phạm vi áp dụng
Toàn bộ tài sản thuộc sở hữu hoặc đang được quản lý của Công ty tại các văn phòng, kho và chi nhánh (nếu có).
Đối tượng áp dụng
Bộ phận Tài sản (chủ trì), các đơn vị và phòng ban liên quan, người đang quản lý và sử dụng tài sản.
Căn cứ thực hiện
- Quy chế quản lý tài sản của Công ty.
- Quy định về kiểm kê, đối chiếu và xử lý tài sản.
- Các quy định, quy trình liên quan khác.
Quy trình được áp dụng theo kế hoạch kiểm kê hằng năm hoặc khi có yêu cầu của Ban Giám đốc, cũng như khi xuất hiện dấu hiệu bất thường. Việc xác định rõ phạm vi và trách nhiệm ngay từ đầu giúp các đơn vị phối hợp thống nhất, hạn chế bỏ sót tài sản hoặc ghi nhận thông tin không đầy đủ.
Quy trình kiểm kê và đối soát tài sản diễn ra như thế nào?
Quy trình gồm 6 bước liên tiếp, từ lập kế hoạch đến cập nhật dữ liệu và lưu hồ sơ. Mỗi bước tạo ra thông tin đầu vào cho bước tiếp theo, giúp kết quả kiểm kê có căn cứ và việc xử lý sai lệch được theo dõi xuyên suốt.
Lập kế hoạch kiểm kê
Xác định phạm vi, danh sách tài sản, thời gian và thành phần tham gia. Chuẩn bị biểu mẫu, công cụ hỗ trợ và thông tin phục vụ kiểm kê.
Thực hiện kiểm kê thực tế
Kiểm tra từng tài sản theo danh sách, ghi nhận tình trạng, vị trí và người đang quản lý. Các thông tin cần thiết phải được đối chiếu với hiện trạng tại đơn vị.
Đối soát và xác định chênh lệch
So sánh số liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống, lập danh sách tài sản thiếu, thừa, hư hỏng hoặc sai lệch về vị trí và thông tin quản lý.
Xử lý chênh lệch
Xác định nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý phù hợp, có thể bao gồm cập nhật thông tin, thu hồi, điều chuyển, sửa chữa hoặc thanh lý theo thẩm quyền.
Báo cáo và phê duyệt
Lập biên bản kiểm kê, tổng hợp kết quả và báo cáo Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt phương án xử lý theo quy định nội bộ.
Cập nhật hệ thống và lưu hồ sơ
Cập nhật dữ liệu tài sản theo kết quả đã được phê duyệt, đồng thời lưu biên bản, hình ảnh và chứng từ liên quan để phục vụ tra cứu.
Thời gian thực hiện
Theo kế hoạch và phạm vi kiểm kê
Hình thức hồ sơ
Biểu mẫu, biên bản và chứng từ liên quan
Thời hạn lưu trữ
Theo quy định Công ty
Thời gian triển khai thực tế phụ thuộc vào số lượng tài sản, địa điểm kiểm kê và mức độ chênh lệch cần xác minh. Doanh nghiệp cần xác nhận lịch thực hiện cụ thể theo kế hoạch đã được thống nhất, thay vì áp dụng một thời hạn cố định cho mọi trường hợp. Để kiểm soát chất lượng thực hiện quy trình kiểm kê tài sản, doanh nghiệp có thể thiết lập các chỉ tiêu theo dõi gồm: tỷ lệ tài sản được kiểm kê đạt từ 98% trở lên, tỷ lệ tài sản được đối soát với dữ liệu trên hệ thống đạt 100% và tỷ lệ chênh lệch được ghi nhận, phân loại đạt từ 95% trở lên. Các chỉ tiêu này giúp bộ phận phụ trách đánh giá mức độ hoàn thành, hạn chế bỏ sót tài sản và theo dõi việc xử lý sai lệch sau kiểm kê. Đây là các mục tiêu đề xuất, cần được doanh nghiệp xem xét và phê duyệt trước khi áp dụng chính thức.
Góc nhìn chuyên gia TeraX
Giá trị quản trị của kiểm kê không chỉ nằm ở việc xác nhận tài sản hiện có mà còn ở khả năng chuyển kết quả kiểm tra thành dữ liệu có thể theo dõi và đối chiếu. Khi thông tin, hồ sơ và trạng thái xử lý được quản lý tập trung, doanh nghiệp có cơ sở thuận lợi hơn để theo dõi tiến độ, nhận diện điểm nghẽn và xem xét hiệu suất thực hiện thông qua dữ liệu quy trình cùng Báo cáo & thống kê trên TeraX.
Quy trình kiểm kê tài sản sử dụng những biểu mẫu và văn bản nào?
Bộ hồ sơ đi kèm giúp thống nhất cách ghi nhận, đối chiếu và báo cáo kết quả kiểm kê. Theo tài liệu quy trình, các biểu mẫu áp dụng gồm:
Biên bản kiểm kê tài sản
Ghi nhận kết quả kiểm tra tài sản thực tế.
Bảng theo dõi tài sản
Tổng hợp tài sản thực tế.
Quy chế quản lý tài sản cố định và công cụ, dụng cụ
Quy chế nội bộ hướng dẫn về quản lý tài sản.
Các văn bản liên quan được nêu trong tài liệu gồm Quy chế quản lý tài sản của Công ty, Hướng dẫn kiểm kê tài sản, Quy định xử lý chênh lệch tài sản, Hướng dẫn cập nhật dữ liệu tài sản và Mẫu biên bản kiểm kê. Mã hiệu, phiên bản và thời hạn lưu trữ cụ thể của từng văn bản cần được đối chiếu với hệ thống tài liệu nội bộ trước khi ban hành chính thức.
Quy tắc và lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình kiểm kê tài sản
Quy tắc
- Kiểm tra tài sản theo danh sách và phạm vi đã xác định.
- Ghi nhận đúng tình trạng, vị trí và người quản lý.
- Đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống.
- Báo cáo và cập nhật theo kết quả được phê duyệt.
Lưu ý
- Phân biệt sai lệch dữ liệu với tình trạng thiếu hoặc thừa tài sản thực tế.
- Làm rõ nguyên nhân trước khi đề xuất phương án xử lý.
- Đảm bảo hồ sơ có thông tin cần thiết để đối chiếu.
- Lưu trữ chứng từ theo quy định nội bộ.
Cảnh báo: Không cập nhật khi chưa có căn cứ
Không nên tự ý sửa dữ liệu tài sản chỉ dựa trên thông tin chưa được xác minh. Các trường hợp chênh lệch cần được ghi nhận, xác định nguyên nhân và thực hiện theo phương án đã được phê duyệt để bảo đảm tính nhất quán giữa hiện trạng, hồ sơ và dữ liệu hệ thống.
Câu hỏi thường gặp về quy trình kiểm kê tài sản
Khi nào doanh nghiệp cần kiểm kê tài sản?
Doanh nghiệp thực hiện kiểm kê định kỳ theo kế hoạch hằng năm hoặc kiểm kê đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc và khi có dấu hiệu bất thường. Hoạt động này cũng cần được xem xét khi có thay đổi lớn như sáp nhập, chuyển văn phòng hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức.
Ai chịu trách nhiệm chủ trì kiểm kê tài sản?
Theo tài liệu TS-KK-08, Bộ phận Tài sản là đơn vị chủ trì. Các đơn vị, phòng ban liên quan và người đang quản lý, sử dụng tài sản phối hợp thực hiện theo phạm vi được phân công.
Cần làm gì khi phát hiện chênh lệch tài sản?
Cần ghi nhận chênh lệch, đối chiếu thông tin, xác định nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý. Sau khi được phê duyệt, đơn vị phụ trách cập nhật dữ liệu và lưu hồ sơ liên quan.
Những biểu mẫu nào được sử dụng trong quy trình?
Bộ biểu mẫu gồm BM-TS-08-01 – Kế hoạch kiểm kê tài sản, BM-TS-08-02 – Biên bản kiểm kê tài sản, BM-TS-08-03 – Danh sách chênh lệch tài sản và BM-TS-08-04 – Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản.
Làm thế nào để quản lý kết quả kiểm kê tập trung?
Doanh nghiệp cần thống nhất dữ liệu tài sản, biểu mẫu, trách nhiệm xử lý và cách lưu hồ sơ. Có thể tham khảo giải pháp quản trị doanh nghiệp của TeraX để tìm hiểu cách tổ chức quản lý tài sản, quy trình và báo cáo trên cùng một nền tảng.
Số hóa quy trình kiểm kê và đối soát tài sản trên TeraX
Tổ chức dữ liệu tài sản, hồ sơ và quy trình xử lý tập trung giúp doanh nghiệp theo dõi công việc rõ ràng hơn, hỗ trợ đối chiếu thông tin và kiểm soát quá trình cập nhật sau kiểm kê.
Xem bảng giá Liên hệ tư vấn