Báo cáo công việc tháng là gì?
Báo cáo công việc tháng là biểu mẫu dùng để ghi nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong một kỳ báo cáo, đối chiếu mục tiêu đầu kỳ với kết quả thực tế, xác định công việc chưa hoàn thành và xây dựng kế hoạch cho tháng tiếp theo. Đây cũng là cơ sở để quản lý trực tiếp xem xét, đánh giá và trao đổi về tình hình công việc.
Mã số
BC-CV-01
Phiên bản
1.0
Ngày ban hành
01/06/2024
Đơn vị quản lý
Phòng Nhân sự
Trong quản trị doanh nghiệp, theo dõi công việc không chỉ là ghi nhận số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành mà còn cần đánh giá tiến độ, kết quả và nguyên nhân chưa đạt mục tiêu. Ví dụ, nhân viên hoàn thành 16/20 nhiệm vụ tương ứng tỷ lệ 80%, còn 20% nhiệm vụ cần tiếp tục rà soát và xử lý.
Biểu mẫu BC-CV-01 được thiết kế theo hướng tổng hợp cả kết quả đã thực hiện và kế hoạch sắp tới. Thông qua việc ghi nhận thống nhất, nhân viên có cơ sở nhìn lại quá trình làm việc, còn quản lý trực tiếp có thêm thông tin để đánh giá tiến độ, xác định vấn đề và định hướng nhiệm vụ trong kỳ tiếp theo.
Hình 1. Biểu mẫu báo cáo công việc tháng
Báo cáo công việc (tháng) dùng khi nào và ai sử dụng?
Biểu mẫu được sử dụng khi doanh nghiệp cần tổng hợp tình hình thực hiện công việc theo tháng. Nội dung báo cáo hướng đến việc đối chiếu kế hoạch với kết quả, xác định các nhiệm vụ còn tồn đọng và thống nhất định hướng công việc cho kỳ tiếp theo.
Mục đích
Tổng hợp kết quả công việc trong tháng, đối chiếu mục tiêu dự kiến với kết quả thực tế, ghi nhận nhiệm vụ chưa hoàn thành và xác định kế hoạch tiếp theo.
Khi nào sử dụng
Sử dụng khi kết thúc kỳ báo cáo tháng hoặc theo thời điểm tổng hợp công việc do doanh nghiệp quy định. Có thể tham chiếu Thư viện quy trình TeraX để tìm hiểu các tài liệu quản trị liên quan.
Người điền
Người lập báo cáo, thông thường là nhân viên trực tiếp thực hiện công việc. Người lập có trách nhiệm cung cấp thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu, kết quả và các vấn đề phát sinh trong kỳ.
Người phê duyệt
Quản lý trực tiếp xem xét và xác nhận báo cáo. Ban Giám đốc tham gia xác nhận khi có yêu cầu hoặc theo phạm vi áp dụng của doanh nghiệp.
Về phương pháp quản trị, việc tổng hợp kết quả định kỳ nên gắn với trao đổi giữa nhân viên và quản lý, thay vì chỉ thu thập báo cáo để lưu trữ. Theo hướng dẫn về quản trị hiệu suất của CIPD, việc xác lập mục tiêu, theo dõi tiến độ và phản hồi thường xuyên là những nội dung quan trọng trong quản lý hiệu suất nhân viên.
Biểu mẫu báo cáo công việc gồm những phần nào?
Biểu mẫu BC-CV-01 gồm 7 phần nội dung chính, được sắp xếp theo trình tự từ thông tin nhận diện người báo cáo đến kết quả thực hiện, các vấn đề tồn đọng và xác nhận cuối kỳ. Mỗi phần đảm nhận một vai trò riêng trong việc cung cấp thông tin cho quá trình theo dõi và đánh giá công việc.
- Thông tin chung: Ghi họ và tên, phòng/ban, người quản lý trực tiếp, tháng báo cáo, chức vụ và ngày lập báo cáo. Đây là căn cứ xác định người thực hiện và kỳ công việc được tổng hợp.
- Kết quả công việc trong tháng: Liệt kê công việc hoặc nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả dự kiến đầu tháng, kết quả thực hiện trong tháng, mức độ hoàn thành và ghi chú. Phần này có 10 dòng để ghi nhận các nhiệm vụ.
- Các công việc chưa hoàn thành: Ghi nhận công việc còn tồn đọng, nguyên nhân, kế hoạch xử lý và thời hạn dự kiến. Nội dung giúp người quản lý nhận diện những nhiệm vụ cần tiếp tục theo dõi.
- Các hoạt động khác: Tổng hợp những hoạt động ngoài nhiệm vụ chính như họp, đào tạo, hỗ trợ, cải tiến và công việc phát sinh trong tháng.
- Kế hoạch công việc tháng tiếp theo: Xác định công việc hoặc nhiệm vụ dự kiến, mục tiêu và kết quả cần đạt, thời gian thực hiện cùng các ghi chú liên quan.
- Khó khăn, vướng mắc / Đề xuất, kiến nghị: Trình bày những vấn đề ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc và các đề xuất cần được xem xét, hỗ trợ.
- Xác nhận: Gồm các vị trí xác nhận của người lập báo cáo, quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc (nếu có), kèm thông tin ký, ghi rõ họ tên và ngày xác nhận.
Cách sắp xếp này tạo thành một mạch thông tin tương đối đầy đủ: nhân viên đã thực hiện những gì, kết quả ra sao, nhiệm vụ nào cần tiếp tục xử lý và tháng sau sẽ tập trung vào đâu. Đặc biệt, việc tách riêng kết quả trong tháng và công việc chưa hoàn thành giúp tránh tình trạng nhiệm vụ còn tồn đọng bị bỏ qua khi tổng hợp báo cáo.
Cần lưu ý gì khi điền báo cáo công việc (tháng)?
Để báo cáo có giá trị trong công tác quản lý, người lập cần bảo đảm thông tin được ghi nhận đầy đủ, rõ ràng và phản ánh đúng tình hình thực tế. Không nên chỉ liệt kê tên nhiệm vụ mà bỏ qua mục tiêu, kết quả hoặc nguyên nhân khi công việc chưa hoàn thành.
Đối chiếu mục tiêu và kết quả: Ghi rõ mục tiêu dự kiến đầu tháng và kết quả thực tế để người quản lý có cơ sở xem xét mức độ hoàn thành.
Cập nhật đúng trạng thái: Đánh dấu Hoàn thành hoặc Chưa hoàn thành theo tình hình thực tế, không đánh đồng công việc đang triển khai với nhiệm vụ đã hoàn tất.
Làm rõ công việc tồn đọng: Nêu nguyên nhân chưa hoàn thành, phương án xử lý và thời hạn dự kiến thay vì chỉ ghi nhận trạng thái chưa hoàn thành.
Xây dựng kế hoạch có mục tiêu: Các nhiệm vụ tháng tiếp theo cần gắn với kết quả dự kiến và thời gian thực hiện để thuận tiện theo dõi.
Hoàn thiện thông tin xác nhận: Kiểm tra thông tin người lập, quản lý trực tiếp và các vị trí xác nhận trước khi hoàn tất báo cáo.
Cảnh báo: Không nhầm lẫn giữa kết quả và trạng thái hoàn thành
Một công việc được đánh dấu hoàn thành cần có kết quả thực hiện tương ứng. Nếu nhiệm vụ chưa hoàn thành, người lập nên ghi rõ nguyên nhân và kế hoạch xử lý. Việc chỉ đánh dấu trạng thái mà không cung cấp thông tin giải thích sẽ khiến quản lý khó đánh giá chính xác tình hình công việc.
Ngoài ra, báo cáo cần được lập đúng kỳ, sử dụng thông tin thống nhất và hạn chế ghi nhận những nội dung không liên quan đến phạm vi công việc. Người quản lý nên xem xét cả kết quả đầu ra lẫn những khó khăn phát sinh để có đánh giá phù hợp, thay vì chỉ dựa trên số lượng nhiệm vụ được hoàn thành.
Câu hỏi thường gặp về báo cáo tháng
1. Biểu mẫu BC-CV-01 dùng cho mục đích gì?
Biểu mẫu dùng để tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ trong tháng, đối chiếu mục tiêu và kết quả thực tế, ghi nhận công việc chưa hoàn thành, các hoạt động phát sinh và kế hoạch tháng tiếp theo. Đây cũng là tài liệu phục vụ việc xem xét, xác nhận của quản lý trực tiếp.
2. Ai chịu trách nhiệm lập báo cáo tháng?
Người lập báo cáo là nhân viên trực tiếp thực hiện công việc. Người lập cần tổng hợp thông tin theo đúng kỳ báo cáo, phản ánh kết quả và những vấn đề phát sinh để quản lý có cơ sở xem xét.
3. Công việc chưa hoàn thành cần ghi những thông tin nào?
Theo biểu mẫu, người lập cần ghi tên công việc, nguyên nhân chưa hoàn thành, kế hoạch xử lý và thời hạn dự kiến. Những thông tin này giúp xác định hướng giải quyết và tiếp tục theo dõi nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo.
4. Những ai cần xác nhận báo cáo công việc tháng?
Biểu mẫu có phần xác nhận dành cho người lập báo cáo, quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc (nếu có). Người thực hiện cần hoàn thiện thông tin ký, ghi rõ họ tên và ngày xác nhận theo yêu cầu áp dụng.
5. Có thể sử dụng báo cáo công việc tháng để lập kế hoạch kỳ tiếp theo không?
Có. Phần kế hoạch công việc tháng tiếp theo được thiết kế để ghi nhận nhiệm vụ, mục tiêu, kết quả dự kiến và thời gian thực hiện. Đồng thời, những công việc chưa hoàn thành và khó khăn trong tháng hiện tại có thể là cơ sở để xem xét, điều chỉnh kế hoạch mới.
Số hóa báo cáo công việc tháng trên TeraX
Chuẩn hóa việc ghi nhận công việc, tổng hợp kết quả và theo dõi thông tin quản trị trên một hệ thống thống nhất với các module Công việc, Báo cáo & thống kê và Quản lý đề xuất (yêu cầu) của TeraX.
Xem bảng giá Liên hệ tư vấn