Quản trị công việc theo quy trình là gì và tại sao cần phân biệt với việc phát sinh?

Trong kỷ nguyên số, năng lực của một tổ chức không chỉ được đo lường bằng tính chặt chẽ của các bộ quy định mà còn ở khả năng xử lý biến số. Việc không phân loại đúng bản chất công việc ngay từ đầu là sai lầm chiến lược, gây ra hệ lụy nghiêm trọng: từ việc tắc nghẽn dòng tiền do duyệt chồng chéo cho đến giảm tốc độ phản hồi khách hàng.

Các chuyên gia của TeraX nhận thấy mọi doanh nghiệp luôn vận hành dựa trên hai luồng công việc song hành: Quy trình chuẩn (tạo tính ổn định) và Việc phát sinh (tạo tính thích ứng). Việc "quy trình hóa" cực đoan gây xơ cứng bộ máy, hoặc ngược lại, để việc ad-hoc chiếm dụng quá nhiều thời gian mà không kiểm soát đều khiến tổ chức suy yếu.

Để xây dựng mô hình vận hành tinh gọn, bạn có thể tham khảo thêm tại Giải pháp quản trị tổng thể TeraX hoặc khám phá bộ mẫu tại Thư viện quy trình chuẩn.

Làm sao để nhận diện chuẩn xác 2 luồng công việc trong doanh nghiệp?

Nghiên cứu từ McKinsey & Company cho thấy các tổ chức tối ưu tốt luồng quy trình cốt lõi có khả năng cắt giảm tới 50% thời gian lãng phí và tăng 35% năng suất nhân sự. Dưới đây là đặc điểm nhận diện rõ ràng từng nhóm việc:

• Công việc theo quy trình (Process-based): Có tính lặp lại theo chu kỳ, đầu vào - đầu ra (Input-Output) rõ ràng, có người chịu trách nhiệm từng bước (Owners) và đo lường được bằng KPI. Ví dụ: Quy trình mở tài khoản, quy trình duyệt chi, xử lý đơn hàng.
• Công việc phát sinh (Ad-hoc Tasks): Nảy sinh đột xuất từ cuộc họp, chỉ đạo nhanh của cấp trên hoặc sự cố vận hành. Có tính cấp bách cao, không chu kỳ và dễ bị trôi nếu chỉ trao đổi qua chat/email.

Chiến lược quản trị song hành: Tinh gọn nhưng không phức tạp hóa

Kết quả thực tế triển khai tại các đối tác của TeraX chứng minh rằng, việc ứng dụng chiến lược quản trị 2 tầng giúp tổ chức duy trì trật tự mà không làm mất đi tính sáng tạo của nhân sự:

Tầng 1 - Kiểm soát quy trình cốt lõi: Áp dụng 5 bước chuẩn hóa (Nhận diện sơ đồ BPMN → Phân tích điểm nghẽn → Thiết kế lại luồng To-be → Triển khai thử nghiệm → Đo lường liên tục).

Tầng 2 - Quản lý việc phát sinh linh hoạt: Áp dụng Quy tắc chuyển đổi 3 lần: Nếu một việc ad-hoc lặp lại trên 3 lần, nhà quản lý bắt buộc phải xây dựng thành quy trình chuẩn (Standardized Workflow) để giải phóng tư duy cho đội ngũ.

Tham khảo chi tiết góc nhìn chuyên gia tại Góc quản trị TeraX để áp dụng các kỹ năng phân chia công việc và thiết lập mục tiêu SMART hiệu quả nhất.