Phiếu đề xuất sử dụng nguồn lực là gì?
Phiếu đề xuất sử dụng nguồn lực là biểu mẫu dùng để ghi nhận nhu cầu sử dụng phòng họp, phương tiện, thiết bị dùng chung, thiết bị phục vụ dự án hoặc sự kiện và các công cụ khác. Biểu mẫu giúp người đề xuất trình bày mục đích, thời gian, địa điểm, số lượng và các yêu cầu liên quan để quản lý xem xét, phê duyệt trước khi sử dụng.
Mã số
AD-FM-001
Phiên bản
1.0
Ngày ban hành
01/06/2024
Đơn vị quản lý
Phòng Hành chính
Trong hoạt động doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng nguồn lực liên quan đến nhiều cá nhân, phòng ban và thời gian khác nhau. Nếu chỉ trao đổi qua tin nhắn, thông tin dễ bị phân tán. Theo khảo sát năm 2024 của RMI và Kantata trên 82 tổ chức, 92% đánh giá cao việc dự báo nguồn lực, nhưng 51% chưa có quy trình dự báo chính thức. Điều này cho thấy sự cần thiết của việc chuẩn hóa biểu mẫu đề xuất và phê duyệt nguồn lực. Nguồn: Resource Management Institute và Kantata – Resource Forecasting Challenges (2024).
Biểu mẫu này tạo một đầu mối ghi nhận thông tin thống nhất, giúp người đề xuất trình bày nhu cầu rõ ràng và các bên liên quan có căn cứ để xem xét. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa việc quản lý nguồn lực, phối hợp giữa các bộ phận và lưu trữ hồ sơ theo quy định nội bộ.
Hình 1. Phiếu đề xuất sử dụng nguồn lực
Phiếu đề nghị sử dụng nguồn lực dùng khi nào và ai sử dụng?
Biểu mẫu được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận có nhu cầu đăng ký sử dụng nguồn lực phục vụ công việc, dự án, cuộc họp hoặc sự kiện. Người đề xuất cần xác định loại nguồn lực, thời gian sử dụng và các thông tin liên quan trước khi gửi cấp có thẩm quyền xem xét.
Mục đích
Ghi nhận nhu cầu sử dụng nguồn lực, làm rõ mục tiêu, thời gian, địa điểm và số lượng cần thiết để phục vụ việc xem xét, phê duyệt.
Khi nào sử dụng
Khi cần đăng ký phòng họp, phương tiện, thiết bị dùng chung, thiết bị phục vụ dự án hoặc sự kiện và công cụ khác. Tham khảo thêm Thư viện quy trình để xác định quy trình nội bộ tương ứng.
Người điền
Người đề xuất trực tiếp thực hiện nhu cầu sử dụng nguồn lực, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai và nội dung đề xuất.
Người phê duyệt
Người có thẩm quyền xem xét và quyết định việc sử dụng nguồn lực theo quy định của doanh nghiệp. Các cấp ký xác nhận được thể hiện tại phần cuối biểu mẫu.
Ngoài người đề xuất và người phê duyệt, biểu mẫu còn có phần thông tin về người tham gia hoặc đối tượng sử dụng. Các đối tượng được lựa chọn gồm nội bộ, khách hàng, đối tác hoặc trường hợp khác. Thông tin này giúp làm rõ phạm vi sử dụng và hỗ trợ bộ phận liên quan chuẩn bị nguồn lực phù hợp với nhu cầu đã đăng ký.
Phiếu đăng ký sử dụng nguồn lực gồm những phần nào?
Biểu mẫu gồm 7 phần thông tin chính, được sắp xếp từ thông tin người đề xuất đến nội dung sử dụng, hồ sơ đính kèm và xác nhận phê duyệt. Mỗi phần đảm nhiệm một mục đích riêng, giúp người điền cung cấp đủ dữ liệu để các bên liên quan xem xét nhu cầu.
- Thông tin người đề xuất: Họ tên, phòng ban, vị trí công việc, ngày đề xuất, email và số điện thoại.
- Thông tin nhu cầu sử dụng nguồn lực: Loại nguồn lực, tên, số lượng, thời gian, địa điểm và tần suất sử dụng.
- Mục đích sử dụng: Mô tả mục tiêu, nội dung công việc, dự án hoặc sự kiện liên quan.
- Thông tin người tham gia / đối tượng sử dụng: Số lượng người tham gia và nhóm đối tượng tương ứng.
- Yêu cầu đặc biệt (nếu có): Các yêu cầu bổ sung như bố trí theo sơ đồ, thiết bị đi kèm hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
- Thông tin liên quan (nếu có): Dự án hoặc sự kiện, mã dự án và ngân sách dự kiến.
- Tài liệu đính kèm (nếu có): Kế hoạch chi tiết, danh sách người tham gia, sơ đồ bố trí và tệp khác.
Sau phần thông tin, người đề xuất xác nhận tính chính xác của nội dung kê khai và ghi ngày tháng thực hiện. Biểu mẫu bố trí 4 vị trí ký gồm người đề xuất, quản lý trực tiếp, bộ phận quản lý nguồn lực và người phê duyệt. Việc ký xác nhận cần tuân theo thẩm quyền và quy định nội bộ hiện hành.
Cần lưu ý gì khi điền biểu mẫu đề xuất sử dụng nguồn lực?
Để đề xuất được xem xét thuận lợi, người điền cần rà soát thông tin trước khi trình ký. Các lưu ý dưới đây được tổng hợp từ nội dung và hướng dẫn thể hiện trên biểu mẫu.
Điền đầy đủ trường bắt buộc. Kiểm tra các trường có dấu (*) và bổ sung thông tin liên hệ, phòng ban, ngày đề xuất cùng nội dung nhu cầu sử dụng.
Ghi rõ thời gian và số lượng. Xác định ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, số lượng nguồn lực, địa điểm và tần suất sử dụng để hạn chế thông tin thiếu nhất quán.
Mô tả cụ thể mục đích sử dụng. Nêu rõ công việc, dự án hoặc sự kiện để người xét duyệt hiểu được nhu cầu và cơ sở đề xuất.
Đính kèm tài liệu khi cần thiết. Chuẩn bị kế hoạch chi tiết, danh sách người tham gia, sơ đồ bố trí hoặc tệp liên quan nếu những tài liệu này cần thiết cho việc xem xét.
Trình đề xuất trước khi sử dụng. Theo hướng dẫn trên biểu mẫu, đề xuất cần được gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp. Chỉ sử dụng nguồn lực sau khi có phê duyệt và tuân thủ các quy định, hướng dẫn của công ty.
Cảnh báo: Không sử dụng nguồn lực khi chưa được phê duyệt
Việc gửi phiếu đề xuất không đồng nghĩa với việc nhu cầu đã được chấp thuận. Người đề xuất cần hoàn tất các bước xác nhận theo thẩm quyền, chờ phê duyệt và tuân thủ hướng dẫn sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp. Trường hợp khẩn cấp cần thực hiện theo quy định xử lý tương ứng của công ty.
Về phía quản lý, việc xem xét không nên chỉ dừng ở tính đầy đủ của biểu mẫu. Các bên liên quan cần đối chiếu mục đích sử dụng, thời gian, số lượng, đối tượng tham gia và ngân sách dự kiến nếu có, đồng thời xác định khả năng đáp ứng nguồn lực. Cách kiểm tra này giúp quyết định phê duyệt có căn cứ và hạn chế phát sinh do thông tin chưa rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp về phiếu đăng ký sử dụng nguồn lực
1. Phiếu đề nghị sử dụng nguồn lực áp dụng cho những loại nguồn lực nào?
Biểu mẫu có các lựa chọn gồm phòng họp hoặc không gian làm việc, phương tiện, thiết bị dùng chung, thiết bị phục vụ dự án hoặc sự kiện và công cụ khác.
2. Cần gửi phiếu trước bao lâu?
Theo hướng dẫn trên biểu mẫu, đề xuất cần được gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp. Người đề xuất nên chủ động lập kế hoạch để có đủ thời gian xem xét và phê duyệt.
3. Có bắt buộc đính kèm tài liệu không?
Tài liệu đính kèm được ghi là không bắt buộc. Tuy nhiên, người đề xuất nên bổ sung kế hoạch chi tiết, danh sách người tham gia hoặc sơ đồ bố trí khi cần làm rõ nhu cầu sử dụng.
4. Ai cần ký xác nhận trên biểu mẫu?
Biểu mẫu có bốn vị trí ký: người đề xuất, quản lý trực tiếp, bộ phận quản lý nguồn lực và người phê duyệt. Việc ký xác nhận thực hiện theo thẩm quyền và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
5. Có thể sử dụng nguồn lực ngay sau khi gửi phiếu không?
Không. Theo lưu ý trên biểu mẫu, việc sử dụng nguồn lực chỉ được thực hiện sau khi có phê duyệt. Người đề xuất cần theo dõi kết quả xem xét trước khi triển khai nhu cầu.
Số hóa phiếu đề xuất sử dụng nguồn lực trên TeraX
Doanh nghiệp có thể tham khảo cách chuẩn hóa việc tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu thông qua module Quản lý đề xuất (yêu cầu) của TeraX, hướng tới quản lý thông tin tập trung và hỗ trợ theo dõi các nhu cầu sử dụng nguồn lực.
Tìm hiểu tính năng Liên hệ tư vấn