Biên bản thu hồi tài sản là gì?
Biên bản thu hồi tài sản BM-TS-05-01 là biểu mẫu dùng để ghi nhận việc bàn giao và tiếp nhận tài sản khi doanh nghiệp thực hiện thu hồi. Biểu mẫu tổng hợp thông tin yêu cầu, người bàn giao, danh sách tài sản, tình trạng thực tế, phương án xử lý và xác nhận của các bên, làm căn cứ cập nhật thông tin tài sản và triển khai các bước tiếp theo.
Mã số
BM-TS-05-01
Phiên bản
1.0
Ngày ban hành
01/08/2026
Đơn vị quản lý
Phòng Hành chính
Hình 1. Biên bản thu hồi tài sản BM-TS-05-01
Biên bản thu hồi dùng khi nào và ai sử dụng?
Biểu mẫu được sử dụng khi doanh nghiệp cần thu hồi tài sản từ cá nhân hoặc bộ phận đang quản lý, sử dụng. Đây là tài liệu ghi nhận tình trạng bàn giao tại thời điểm tiếp nhận, giúp các bên đối chiếu thông tin và xác nhận nội dung đã thực hiện.
Mục đích
Ghi nhận việc bàn giao, danh sách tài sản, tình trạng thực tế và phương án xử lý sau thu hồi.
Khi nào sử dụng
Khi nhân viên nghỉ việc, thay đổi vị trí công việc, kết thúc hợp đồng, chuyển công tác hoặc tài sản cần bảo trì, sửa chữa hay thu hồi vì lý do khác.
Người điền
Bộ phận quản lý tài sản hoặc người được phân công phối hợp với người đang sử dụng tài sản để ghi nhận thông tin bàn giao.
Người phê duyệt
Các bên xác nhận theo biểu mẫu gồm người bàn giao, bộ phận quản lý tài sản, quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc.
Biểu mẫu được sử dụng trong Quy trình thu hồi tài sản. Việc lập biên bản cần gắn với yêu cầu thu hồi cụ thể và tình trạng tài sản được kiểm tra thực tế.
Biên bản gồm những phần nào?
BM-TS-05-01 gồm 8 phần thông tin chính, được bố trí theo trình tự từ yêu cầu thu hồi đến xác nhận của các bên. Mỗi phần có chức năng riêng, hỗ trợ đối chiếu danh tính, tài sản và kết quả bàn giao.
- Thông tin yêu cầu thu hồi: Mã yêu cầu, ngày yêu cầu, đơn vị yêu cầu, người đề xuất và lý do thu hồi.
- Thông tin người bàn giao: Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, email và số điện thoại.
- Danh sách tài sản thu hồi: Mã, tên, loại tài sản, số serial hoặc thông số, phụ kiện, tình trạng và ghi chú.
- Kiểm tra tình trạng tài sản: Kết quả đối chiếu danh sách, thông tin thiếu hoặc hư hỏng và ghi chú tình trạng thực tế.
- Phương án xử lý sau thu hồi: Lưu kho, điều chuyển hoặc cấp phát lại, sửa chữa hoặc bảo trì, thanh lý và phương án khác.
- Thời gian thực hiện: Ngày thu hồi và địa điểm tiếp nhận tài sản.
- Cam kết: Xác nhận tính chính xác của thông tin, tình trạng bàn giao và việc kiểm tra tài sản.
- Xác nhận của các bên: Khu vực ký, ghi rõ họ tên và ngày xác nhận của các bên liên quan.
Cần lưu ý gì khi điền biểu mẫu?
Để biên bản phản ánh đúng hiện trạng và có thể sử dụng làm căn cứ cập nhật thông tin tài sản, người lập cần kiểm tra dữ liệu trên biểu mẫu với tài sản thực tế trước khi các bên xác nhận.
Đối chiếu mã tài sản: Kiểm tra mã, tên, số serial hoặc thông số nhận diện để tránh nhầm lẫn giữa các thiết bị.
Kiểm tra phụ kiện: Ghi nhận phụ kiện đi kèm theo thực tế bàn giao, không chỉ kiểm tra thiết bị chính.
Mô tả đúng tình trạng: Phân biệt tài sản tốt, bình thường và hư hỏng; nêu rõ phần thiếu hoặc hư hỏng nếu phát hiện.
Ghi rõ phương án xử lý: Chọn phương án phù hợp với tình trạng và nhu cầu sử dụng tiếp theo của tài sản.
Hoàn tất xác nhận: Kiểm tra chữ ký, họ tên và ngày xác nhận của các bên theo biểu mẫu trước khi lưu hồ sơ.
Việc ghi nhận đầy đủ thông tin ngay khi thu hồi giúp hạn chế sai lệch dữ liệu, hỗ trợ quản lý tài sản tập trung. Doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu 90% - 100% tài sản thu hồi được ghi nhận tình trạng và phương án xử lý trên hồ sơ quản lý.
Câu hỏi thường gặp về biểu mẫu thu hồi tài sản
Biên bản BM-TS-05-01 dùng trong trường hợp nào?
Biểu mẫu được dùng khi doanh nghiệp thu hồi tài sản do nhân viên nghỉ việc, thay đổi vị trí, kết thúc hợp đồng, chuyển công tác, cần bảo trì hoặc vì lý do thu hồi khác.
Ai cần ký phiếu thu hồi tài sản?
Biểu mẫu có các vị trí xác nhận gồm người bàn giao, bộ phận quản lý tài sản, quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc. Việc ký xác nhận cần thực hiện theo thẩm quyền và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Cần ghi gì khi tài sản bị hư hỏng hoặc thiếu phụ kiện?
Cần đánh dấu đúng tình trạng, ghi rõ thông tin thiếu hoặc hư hỏng trong phần kiểm tra và mô tả hiện trạng thực tế để làm căn cứ xem xét phương án xử lý.
Sau khi lập biên bản cần thực hiện gì?
Các bên hoàn tất xác nhận, lưu hồ sơ và sử dụng thông tin đã ghi nhận làm căn cứ cập nhật tình trạng tài sản trên hệ thống, đồng thời triển khai phương án xử lý phù hợp.
Biểu mẫu trên có thay thế danh sách tài sản thu hồi không?
Không hoàn toàn. BM-TS-05-01 ghi nhận tổng thể việc bàn giao và xác nhận của các bên; BM-TS-05-02 là danh sách tài sản thu hồi được sử dụng trong cùng bộ hồ sơ để thống kê tài sản.
Số hóa biểu mẫu trên TeraX
TeraX hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức thông tin tài sản, quy trình và hồ sơ quản lý tập trung, giúp các bộ phận có cơ sở theo dõi nghiệp vụ thu hồi nhất quán hơn.
Xem bảng giá Liên hệ tư vấn